ЕГАИС 3.0

С 1-го марта 2018 года в ЕГАИС начнет полноценно работать обмен накладными третьей версии. Возможности передачи накладных предыдущих версий не будет. В накладных третьей версии появилось новое поле - для указания акцизных марок по каждой бутылке алкоголя. С 1 июля 2018 года указание в накладной акцизной марки на каждую бутылку крепкого алкоголя станет обязательным.

Необходимость отражения каждой акцизной марки в накладной неизбежно повлечет за собой серьезное перестраивание процесса работы с крепким алкоголем. И в первую очередь – для розничных торговых точек. 

В ЕГАИС 3.0 поставщик, формируя накладную к поставляемой партии товара, должен будет указать в ней акцизные марки к каждой бутылке алкоголя. И вроде бы можно положиться на поставщика в этом вопросе и акцизные марки при приемке товара не перепроверять. Но чем чревата такая «доверительная» приемка алкоголя?

Представим, что произойдет, если поставщик пересортил марки, и в накладной указана одна марка, а по факту в торговую точку приехала бутылка с другой маркой. В ЕГАИСе будет отражена марка, отправленная поставщиком. При попытке продажи на кассе бутылки, акцизная марка которой не была указана в накладной, продать ее не получится, т.к. она на балансе не стоит. Т.е. если УТМ на связи – он продать не даст сразу. Если касса в оффлайне – продать удастся, но когда онлайн-обмен информацией с ЕГАИСом будет восстановлен – начнутся проблемы, и доказывать отсутствие вины в продаже не числящегося на балансе алкоголя придется именно торговой точке.

Допустим, что это все же произошло – торговая точка продала бутылку с непривязанной "к себе" акцизной маркой. Как теперь скорректировать данные в ЕГАИСе? По идее, надо привязать фактическую акцизную марку к себе. Но, во-первых, она, скорее всего, уже числится на балансе в другой торговой точке. А во-вторых, если ее все таки удастся привязать к себе – на балансе тут же разойдется количество бутылок и количество марок. И надо будет «отвязать» от себя ошибочную акцизную марку.

Возникнет следующая проблема. Как выяснить, какая из указанных в поставке акцизных марок – не та? Как ее определить? Вариант один - придется отсканировать все бутылки, причем не только недавно пришедшие, но и те, что в торговом зале (если вы все партии принимали "доверительно", вы же не знаете в какую партию закралась ошибка) - т.е. надо будет провести полную помарочную инвентаризацию.

Что произойдет дальше? Допустим, мы отсканировали в файл акцизные марки со всего имеющегося у нас алкоголя, сопоставили перечень фактически имеющихся у нас акцизных марок с теми, что числятся на балансе, и выяснили, какая марка у нас на балансе не числится. Как теперь среди всех отсканированных бутылок найти бутылку с той самой, не числящейся у нас на балансе, маркой? Непонятно.

Вывод 1: проводить помарочную инвентаризацию и массово корректировать расхождение данных по акцизным маркам в ЕГАИС будет затруднительно. 

Выходит, что сканировать и сопоставить все акцизные марки разом, чтобы потом привести в соответствие с данными ЕГАИСа - не вариант.Единственно возможное решение - сканировать акцизные марки бутылок с крепким алкоголем и отсеивать ошибочные сразу на стадии приемки, отправляя по числящейся в накладной, но по факту отсутствующей акцизной марке акт отклонения, т.к. иначе потом, если ее уже приняли на баланс, можно будет сделать только возврат. А как его сделать, если бутылки с этой маркой в торговой точке нет и не было? 

Вывод 2: при приемке алкоголя необходимо будет использовать 2D сканер и иметь доступ к ЕГАИС. 

Теперь разберем, как сейчас по факту происходит поставка товара. Приезжает фура с товаром и водителем-экспедитором. Товар отгрузили, приемщик его пересчитал, экземпляр накладной поставщика подписал, фуру с водителем отпустил. Свой экземпляр накладной для приходования товара бухгалтеру или товароведу отдал, а он потом уже сидит и по факту подтверждает накладные в ЕГАИС. Причем обычно это происходит в другом месте и в другое время. 

Вывод 3: с введением ЕГАИС 3.0 удаленное или отсроченное проведение в ЕГАИС поставленного алкоголя станет затруднительным, процесс приемки и оформления алкоголя надо будет перестроить. 

Допустим, что вы выделили рабочее место для бухгалтера или товароведа прямо в своей торговой точке и оборудовали его доступом в ЕГАИС, но это рабочее место где-то в глубине (в подсобных помещениях) торговой точки. Получается, что для приемки алкоголя его весь надо будет нести куда-то вглубь. Тоже не вариант. 

Еще один момент - теперь при приемке алкоголя будет сложно обойтись без отдельного 2D сканера, считывающего акцизные марки. Т.к. если в торговой точке сканер один и он - на кассе, вам придется по приезду партии алкоголя от поставщика либо закрывать магазин на приемку товара, либо - настаивать на поставке алкоголя исключительно по ночам. 

Вывод 4: потребуется второй 2D сканер.

Итоговый вывод таков. С введением ЕГАИС 3.0. придется перестроить процесс приемки алкоголя - нужно будет обзавестись 2D сканером и точкой доступа в ЕГАИС в месте приемке товара. По приезду партии алкоголя сразу сканировать все акцизные марки с каждой привезенной бутылки и при выявлении расхождений сразу же отправлять акт отклонения по соответствующей бутылке. 

Уже сейчас надо думать о том, как вы измените процесс приемки алкоголя и подготовить к этому работников в торговой точке. Обзавестись 2D сканерами (выбрать можно здесь) и быстрым и удобным тарифом по работе с ЕГАИС (например, Мерката. ЕГАИС).